اگر به عملکرد افراد موفق نگاه کنیم متوجه میشویم که با مدیریت زمان میتوانند در طول روز کارهای مهم زیادی را انجام دهند. اگرچه آنها هم انسان هستند و مانند همه ما در روز ۲۴ ساعت زمان دارند. اما برنامهریزی و مدیریت زمان برای آنها متفاوت است. چیزی که شاید بیشتر ما از آن به راحتی عبور میکنیم. عمر انسان مانند آب روان در گذراست. این مدیریت و برنامهریزی زمان است که باعث میشود بهترین بهره را از لحظات خود داشته باشیم. اما اینکه مدیریت زمان چیست؟ هدف و مزایای آن کدام است و چگونه آن را اجرا کنیم؟ سوالاتی است که با هم در این مقاله به آن میپردازیم.
مدیریت زمان چیست؟
در نگاه عامه مردم مدیریت زمان یعنی هر کاری را در چه زمانی انجام دهیم. اما تعریف کاملتر مدیریت زمان این است؛ مدیریت موثر زمان یعنی این که مشخص میکنیم در چه بازه زمانی چه کاری را انجام دهیم تا به بالاترین میزان بهرهوری برسیم. اینکه ما یک کار را در چهار ساعت انجام دهیم مدیریت زمان نیست. چون ممکن است تنها دو ساعت نیاز باشد تا آن کار انجام شود. مدیریت زمان یعنی انجام کارها در مدت زمان مشخص که میتوان آن کار را انجام داد. مدیریت و برنامهریزی زمان به ما کمک میکند تا بتوانیم فعالیتهای مهمتر را در مدت زمان مشخص انجام دهیم. به این صورت کارها بر اساس اولویت انجام میشود.
هدف از مدیریت زمان چیست؟
زمان ارزشمندترین دارایی انسان است که میتواند آن را به بهترین شکل خرج کند. اما اگر اهمال کاری کند عمر خود را هدر داده و تبدیل به یک انسان ناراضی میشود. اینجاست که مدیریت زمان اهمیت مییابد. البته اهمیت برنامهریزی زمان صرفاً به خاطر هدر دادن آن نیست بلکه به خاطر موفقیتهایی است که انسان میتواند کسب کند. هدف از مهارت مدیریت زمان کمک به افرادیست که بتوانند زمان خود را به بهترین شکل برنامهریزی کنند. این مهارت باعث:
- افزایش بهره وری و بهبود عملکرد فردی میشود.
- کارها به موقع انجام میشود.
- استرس کاهش و سطح زندگی بهبود مییابد.
- بین کار و زندگی تعادل ایجاد میشود.
- فرصتهای شغلی بهتری ایجاد میشود.
- تمرکز افزایش مییابد و کارها سریعتر انجام میشود.
- انگیزه انسان بیشتر میشود و احساس موفقیت میکند.
۵ قانون موثر برای مدیریت زمان
مدیریت زمان یعنی من بدانم که در زمان مشخص قرار است چه کاری را انجام دهم. این مهارت میتواند لذت از زندگی را افزایش دهد و احساس معنادار بودن کنید. به یک انسان وقت شناس تبدیل میشوید و نتایج بهتری خلق میکنید. همه این موارد یعنی اینکه زمان ارزش این را دارد که مدیریت شود. به همین خاطر ما ۵ قانون ساده را برای مدیریت زمان با هم بررسی میکنیم:
۱_از روی برنامه مکتوب کار کنیم:
برای انجام کارها روز قبل برنامهریزی کنید و همه را یادداشت کنید. برنامه مکتوب میتواند شما را منظمتر کند. اگر برنامه مکتوب نداشته باشید به دنبال هر کار دیگری میروید، استرس کارهای انجام نشده شما را از پا در میآورد.
۲_ هر شب برای روز بعد برنامهریزی کنید:
شاید کمی سخت باشد که هر شب برنامهریزی کنید. اما نیاز است تا ذهن انسان یک مرور انجام دهد و کارها برایش آسان شود. هر شب قبل از خواب برای روز بعد برنامهریزی کنید.
۳_کارها را بر اساس اولویت انجام دهید:
البته نوشتن برنامه به این معنا نیست که قرار است شما همه کارها را انجام دهید. بلکه نکته تاریک این موضوع همین است که همیشه تعدادی از کارها انجام نمیشود. قرار نیست تمام لیست کارها انجام شود. اما باید اولویت بندی کنید کارهایی که مهمتر هستند را در اولویت قرار دهید و آنها را حتماً انجام دهید. پیشنهاد میکنیم در اول روز کارهای مهم را انجام دهید. چون هم انرژی بالاتری دارید و هم تمرکز شما بالاتر است.
۴_ مانع ورود کارهای مزاحم شوید:
ممکن است در حال انجام کارهای لیست شده باشید. اما با تماس دوست خود تمام کار خود را رها کنید و انجام کارها یک ساعت عقب بیفتد. تماس دوست شما یک عامل مزاحم است که انرژی شما را میگیرد و ممکن است از تمام کارهای لیست شده عقب بیفتید به تمام افراد و کارهای مزاحم نه بگویید تا لیست شما جابجا نشود.
۵_ برای هر کاری زمان شروع و پایان در نظر بگیرید:
اگر یک کار را دو ساعت زمان بگذارید در همان دو ساعت انجام میشود. اما اگر یک روز به خودتان فرصت دهید دقیقاً یک روز زمان از شما میگیرد. این قانون برای افراد ایده آلگرا بسیار کاربردی است. زمان مشخصی برای کار خود تعیین کنید و در همان زمان کار خود را به اتمام برسانید.
اگرچه تمام این قوانین به ظاهر ساده به نظر میرسند اما رعایت آنها کار هر کسی نیست. اگر از همین امروز شروع به نوشتن و انجام دادن کارها کنید. متوجه سختی انجام آن خواهید شد تا بتوانید به یک برنامه روتین برسید. کارهای خود را حتماً در طول روز تقسیم کنید و زمان مشخصی برای انجام آن تعیین کنید.
تکنیک های مدیریت زمان
در اینجا اهمیت مدیریت زمان و نحوه برنامهریزی را بررسی کردیم. اما برای اجرای ۵ قانون مدیریت زمان لازم است مواردی را رعایت کنیم:
۱_ اهداف خود را به درستی مشخص کنیم:
میتوانید برای نوشتن اهداف خود از روش اسمارت استفاده کنید. این روش به شما کمک میکند تا مشخص کنید که اهداف شما چیست؟ چگونه به آنها برسید. تعیین هدفی که مشخص و قابل دستیابی باشد به شما در مدیریت زمان کمک میکند.
۲_اولویت بندی مشخصی داشته باشیم:
کارها بر اساس نوع آنها به چهار گروه تقسیم میشوند: مهم و فوری، مهم غیر فوری، فوری غیر مهم، غیر فوری و غیر مهم. اولویت انجام کارها بر اساس مهم و فوری است. زمانی که کارهای خود را لیست کنید میتوانید اهمیت انجام کارها را جلوی آنها بنویسید و بر اساس آن اولویت بندی کنید.
۳_محدودیت زمانی تعیین کنیم:
برای اینکه کارهای خود را بهتر انجام دهید، برای آنها وقت مشخصی تعیین کنید. مغز ما متناسب با زمان اختصاصی کار خود را انجام میدهد. یعنی اگر برای انجام کاری یک ساعت در نظر بگیرید به همان اندازه طول میکشد. اما اگر برای همان کار یک روز زمان بگذارید محال است کمتر از یک روز به آن کار اختصاص دهید.
۴_ در بین کارها حتماً زمان استراحت داشته باشیم:
اگر تمام کارهای خود را پشت سر هم و بدون استراحت انجام دهید تمرکزتان پایین میآید. چه بسا که کارها به نحو احسن انجام نخواهند شد. به همین دلیل توصیه میکنیم بین کارها کمی استراحت کنید، قدم بزنید، مدیتیشن کنید یا حتی دراز بکشید.
۵_ برنامه کاری خود را سازماندهی کنید:
حتماً در کنار خود یک تقویم داشته باشید. پروژهها و کارهایی که قرار است در مدت زمان معلوم تمام شود را نشانه گذاری کنید و برای انجام آنها برنامهریزی کنید بعضی از کارها را باید زودتر انجام داد. اما بعضیها را میتوان به روزهای دیگر موکول کرد.
۶_ وظایف غیر ضروری را حذف کنید:
همه کارها ارزش انجام دادن و زمان گذاشتن را ندارند. تعیین کنید کدام کارها غیر ضروری هستند و آنها را از لیست خود حذف کنید. حذف کارهای غیر ضروری بخش قابل توجهی از زمان را برای شما آزاد میکند و میتوانید برای انجام کارهای ضروری برنامهریزی بهتری داشته باشید.
هدف از مدیریت زمان چیست؟
در هنگام مواجهه با مشکلات و مسائل در مسیر موفقیت، مدیریت زمانی یکی از مهارتهای بنیادی است که میتواند ما را نجات دهد. یادگیری این مهارت به شما کمک میکند که علاوه بر منظم بودن در انجام کارها، بتوانید بهتر برای آینده خود برنامهریزی کنید، اهدافتان را بنویسید و کارهای لازم جهت رسیدن به آن را لیست کنید. کارهای ضروری را در اولویت قرار دهید و به افرادی که زمان شما را هدر میدهند نه بگویید. هدف از مدیریت زمان ایجاد روتین شخصی منظم جهت انجام کارها در زمان مشخص است.
سخن آخر
تقویت مهارت مدیریت زمان به شما کمک میکند که بتوانید کارهای ضروری و مهم خود را در طول روز انجام دهید. البته این به معنی انجام تمام کارهای ریز و درشت نیست. بلکه یک برنامهریزی برای افزایش بهرهوری از توانایی انسان است. شما به کمک مدیریت زمان میتوانید به یک شخصیت موفق تبدیل شوید. شخصیتی که هر کسی آرزوی آن را دارد. اگر هنوز نمیدانید از کجا شروع کنید مسیر درستی آمدهاید وارد هلدینگ مدیا شوید و از متخصصان ما در این زمینه مشاوره بگیرید.
